Trong bối cảnh chuyển đổi số quốc gia, việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn mang lại sự minh bạch, thuận tiện cho người dân. Nếu như trước đây, người dân phải trực tiếp đến các cơ quan hành chính để thực hiện thủ tục, thì Nghị định 45/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 08/04/2020 đã đánh dấu bước chuyển quan trọng từ việc thực hiện thủ tục trực tiếp sang môi trường điện tử. Điều này nhằm góp phần thực hiện hiệu quả mục tiêu cải cách thủ tục hành chính.
Một trong những giấy tờ thường xuyên được sử dụng trong các giao dịch dân sự đó là Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cũng đã có các quy định trong việc thực hiện thủ tục hành chính online, hay chính xác hơn là thực hiện trực tuyến. Qua bài viết này, Luật Nguyễn Khuyến sẽ cung cấp thông tin pháp lý về quy trình, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến để từ đó giúp người đọc có góc nhìn đầy đủ khi thực hiện thủ tục này.
1. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì?
Không có quy định nào định nghĩa cụ thể giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là gì. Tuy nhiên, căn cứ theo khoản 2 Điều 23 Nghị định 123/2015/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 2 Nghị định 07/2025/NĐ-CP quy định:
“2. Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng để kết hôn tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài ở nước ngoài hoặc sử dụng vào mục đích khác.”.
Như vậy, theo quy định có thể hiểu, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp, được sử dụng để xác định tình trạng thực tế của công dân có mục đích cho việc kết hôn tại nước ngoài và sử dụng cho mục đích khác như: chuyển nhượng/mua bán bất động sản, nhận nuôi con nuôi, thừa kế di sản,…
Trước đây, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được sử dụng để đăng ký kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam. Nhưng hiện nay, theo Công văn số 481/BTP-HTQTCT do Bộ Tư pháp ban hành ngày 04/2/2025 thì khi tiếp nhận yêu cầu đăng ký kết hôn, Cơ quan đăng ký hộ tịch tại Việt Nam không yêu cầu nộp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Cơ quan đăng ký thực hiện tra cứu thông tin về tình trạng hôn nhân của người yêu cầu thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Giấc xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp hoặc tính đến thời điểm thay đổi tình trạng hôn nhân, tùy theo thời điểm nào đến trước.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chỉ có giá trị khi sử dụng đúng mục đích được ghi trên Giấy xác nhận. Trường hợp sử dụng cho mục đích khác không phải để đăng ký kết hôn thì phải ghi rõ mục đích sử dụng trong tờ khai cấp Giấy xác nhận trực tuyến.
2. Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Căn cứ theo Điều 21 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP:
“Điều 21. Thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
- Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi thường trú của công dân Việt Nam thực hiện việc cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
Trường hợp công dân Việt Nam không có nơi thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú theo quy định của pháp luật về cư trú thì Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi người đó đăng ký tạm trú cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân.
- Quy định tại Khoản 1 Điều này cũng được áp dụng để cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho công dân nước ngoài và người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam, nếu có yêu cầu.”
Như vậy, Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND cấp xã nơi đăng ký thường trú cấp. Trường hợp không có nơi thường trú thì UBND cấp xã nơi đăng ký tạm trú cấp.
3. Trình tự, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến
3.1. Chuẩn bị hồ sơ
Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 22 Nghị định 123/2015/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi khoản 2 Điều 13 Nghị định 18/2026/NĐ-CP), hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân gồm:
- Tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (Biểu mẫu tại trang đăng ký cấp Giấy xác nhận trực tuyến)
- Thông tin về Bản án hoặc quyết định ly hôn của Tòa án nhân dân có thẩm quyền (trường hợp trước đó đã ly hôn);
- Thông tin về Trích lục ghi chú ly hôn (trường hợp ly hôn, hủy việc kết hôn ở nước ngoài);
- Thông tin về Giấy chứng tử hoặc trích lục khai tử (trường hợp vợ hoặc chồng đã chết).
* Thông tin bao gồm: Cơ quan cấp/đăng ký, số, ngày tháng năm ban hành Bản án/Quyết định ly hôn/Giấy chứng tử/Trích lục khai tử/Trích lục ghi chú ly hôn.
Khi người yêu cầu cung cấp thông tin về các giấy tờ, cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm tra cứu, khai thác thông tin của các giấy tờ này thông qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
3.2. Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến
Thực hiện thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến giúp người dân tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại, giảm thủ tục giấy tờ và có thể nộp hồ sơ mọi lúc, mọi nơi. Đây là giải pháp hiện đại, minh bạch, thuận tiện hơn so với hình thức nộp trực tiếp trước kia.
Căn cứ tại Nghị định 123/2015/NĐ-CP, Nghị định 87/2020/NĐ-CP, thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến được thực hiện theo trình tự như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến
– Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến truy cập Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công cấp tỉnh để nộp hồ sơ trực tuyến.
Trường hợp chưa có tài khoản, người dùng đăng ký tài khoản, xác thực người dùng theo hướng dẫn: Hướng dẫn cài đặt VNeID
Trường hợp đã có tài khoản, người yêu cầu đăng nhập vào hệ thống Cổng dịch vụ công quốc gia. Cụ thể:
- Truy cập và đăng nhập hệ thống tại địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn
- Nhấn chọn “Đăng nhập”.
- Chọn hình thức “Đăng nhập bằng tài khoản định danh điện tử VNeID do Bộ Công an cấp”.
- Sau khi nhập số định danh cá nhân và mật khẩu, hệ thống sẽ yêu cầu nhập mã xác nhận gồm 6 chữ số. Mã này có thể được gửi qua Ứng dụng VNeID hoặc tin nhắn SMS đến số điện thoại đã đăng ký định danh mức 2.
– Sau khi đăng nhập tài khoản thành công, người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận trực tuyến tìm kiếm thủ tục và cung cấp thông tin theo biểu mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu theo quy định. Cụ thể:
+ Tìm kiếm thủ tục:
- Tại trang chủ màn hình hệ thống, nhập từ khóa “Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân” vào ô tìm kiếm.
- Từ danh sách kết quả, chọn mục “Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân”.
- Chọn cơ quan thực hiện Tỉnh/Thành phố và Phường/Xã nơi có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người yêu cầu.
- Nhấn chọn “Nộp trực tuyến” để tiếp tục.
- Nhập thông tin vào biểu mẫu theo tờ khai cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân trực tuyến:
- Điền thông tin vào trong biểu mẫu.
- Các trường có dấu sao (*) là bắt buộc, cần điền đầy đủ, không để trống.
* Lưu ý: Bản chụp các giấy tờ cấp Giấy xác nhận trực tuyến phải bảo đảm rõ nét, đầy đủ, toàn vẹn về nội dung, là bản chụp bằng máy ảnh, điện thoại hoặc được chụp, được quét bằng thiết bị điện tử, từ giấy tờ được cấp hợp lệ, còn giá trị sử dụng đã được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt theo quy định nếu là giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền nước ngoài cấp, trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Trường hợp người yêu cầu đã cung cấp số định danh cá nhân thì không phải gửi kèm theo bản chụp giấy tờ tùy thân, giấy tờ chứng minh nơi cư trú trong hồ sơ. Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm khai thác, sử dụng thông tin từ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư trên cơ sở số định danh cá nhân do người yêu cầu cung cấp.
– Người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận lựa chọn phương thức nhận kết quả theo một trong các phương thức sau:
- Nhận bản điện tử giấy tờ gửi qua thư điện tử, Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân đó.
- Nhận bản điện tử giấy tờ gửi vào thiết bị số, thông qua phương pháp truyền số liệu phù hợp, đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin.
- Nhận kết quả là giấy tờ thông qua hệ thống bưu chính.
- Nhận kết quả là giấy tờ tại cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận.
– Sau khi nhập đầy đủ các thông tin cần cung cấp, người yêu cầu nhấn “Lưu và nộp hồ sơ”.
Khi có ô màu xanh ở góc phải màn hình hiện lên với dòng chữ “Thông báo! Nộp hồ sơ thành công!”, người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận trực tuyến được cấp 01 mã số hồ sơ thủ tục hành chính để theo dõi, tra cứu tiến độ giải quyết hồ sơ hoặc truy cập để hoàn thiện hồ sơ khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền cấp.
Bước 2: Nộp lệ phí cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân
Người yêu cầu nộp lệ phí thông qua chức năng thanh toán trực tuyến hoặc bằng cách thức khác theo quy định pháp luật.
Căn cứ tại điểm e khoản 3 Điều 1 Thông tư 106/2021/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số Điều của Thông tư số 85/2019/TT-BTC như sau:
“- Lệ phí hộ tịch đối với việc đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, gồm: … cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân…
– Căn cứ điều kiện thực tế của địa phương để quy định mức thu lệ phí phù hợp.”
Như vậy, mức phí cụ thể phụ thuộc vào điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau của từng địa phương. Để biết thêm chi tiết, người dân cần xác định cơ quan có thẩm quyền cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và tham khảo bảng lệ phí của địa phương đó.
Bước 3: Cơ quan xử lý tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Sau khi tiếp nhận hồ sơ trên hệ thống, công chức có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu thông tin trong hồ sơ và gửi lại biểu mẫu điện tử với thông tin đầy đủ cho người yêu cầu qua thư điện tử hoặc thiết bị số.
Trong thời hạn 01 ngày làm việc, người yêu cầu có trách nhiệm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên biểu mẫu điện tử.
Nếu người yêu cầu xác nhận thông tin đã thống nhất, đầy đủ hoặc không có phản hồi sau thời hạn yêu cầu thì công chức làm công tác hộ tịch tiến hành giải quyết hồ sơ.
Cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy xác nhận xem xét hồ sơ:
- Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, chưa phù hợp thì yêu cầu người có yêu cầu cấp bổ sung, hoàn thiện các giấy tờ cần thiết.
- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp quy định pháp luật thì tiếp nhận và gửi ngay Phiếu hẹn trả kết quả theo mẫu qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn hẹn trả kết quả qua điện thoại di động cho người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận.
- Trường hợp cần phải kiểm tra, xác minh làm rõ hoặc do nguyên nhân khác mà không thể trả kết quả cấp Giấy xác nhận đúng thời gian đã hẹn thì cơ quan có thẩm quyền cấp gửi Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả qua thư điện tử hoặc gửi tin nhắn qua điện thoại di động cho người có yêu cầu cấp Giấy xác nhận, trong đó nêu rõ lý do chậm trả kết quả và thời gian hẹn trả kết quả.
Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra và xác minh tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu. Người yêu cầu có đủ điều kiện, công chức tư pháp – hộ tịch trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp ký cấp 01 bản Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân cho người có yêu cầu.
Bước 4: Nhận kết quả
Người yêu cầu được nhận kết quả Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân tùy theo phương thức nhận kết quả như đã chọn tại Bước 1.
Nội dung Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân phải ghi đúng tình trạng hôn nhân và mục đích sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người có yêu cầu.
Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân online”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!
56 Lượt xem
