Theo quy định của pháp luật hiện hành, những tài liệu, giấy tờ (ví dụ: văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ hộ tịch,…) được lập hoặc cấp ở nước ngoài trước khi được công nhận và sử dụng tại Việt Nam thì cần thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền. Vậy hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao cần phải hợp pháp hóa lãnh sự? Trong bài viết này, Luật Nguyễn Khuyến sẽ giải đáp và cung cấp các thông tin pháp lý cho quý bạn đọc về vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự.

Mục lục bài viết

1. Hợp pháp hóa lãnh sự là gì?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp quy định:

“1. Hợp pháp hóa lãnh sự là việc Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam.”

Cùng với căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP quy định:

“2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”

Theo đó, có thể hiểu “hợp pháp hóa lãnh sự” là thủ tục của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam thực hiện việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu (ví dụ như văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp,…) của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Việc hợp pháp hóa lãnh sự chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu, không bao hàm chứng nhận về nội dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu của nước ngoài. (Điều 3 Nghị định 111/2011/NĐ-CP)

2. Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?

Đối với cơ quan nhà nước: Hợp pháp hóa lãnh sự nhằm bảo đảm tính xác thực, minh bạch của các giấy tờ, tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp có giá trị pháp lý và sử dụng tại Việt Nam. Thông qua thủ tục này, cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam xác nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ nước ngoài là thật, qua đó góp phần bảo đảm nguyên tắc quản lý nhà nước chặt chẽ, phòng ngừa hành vi gian lận, làm giả tài liệu, đồng thời thể hiện sự tôn trọng chủ quyền quốc gia và thông lệ quốc tế trong quan hệ đối ngoại.

Đối với cá nhân, tổ chức: Hợp pháp hóa lãnh sự là điều kiện cần thiết để giấy tờ, tài liệu nước ngoài được công nhận và có giá trị pháp lý sử dụng được tại Việt Nam. Thủ tục này giúp bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của chủ thể khi thực hiện giao dịch trong các lĩnh vực dân sự, thương mại, đầu tư, lao động, hôn nhân và gia đình hoặc tham gia tố tụng. Qua đó, góp phần tạo hành lang pháp lý an toàn đối với tài liệu của cá nhân, tổ chức và tạo sự ổn định của các quan hệ pháp luật có yếu tố nước ngoài.

Ví dụ:

Trong lĩnh vực doanh nghiệp, nhà đầu tư là tổ chức nước ngoài muốn đăng ký thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam thì hồ sơ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự. Cụ thể, căn cứ tại Điều 21 và Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về hồ sơ đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn và hồ sơ đăng ký công ty cổ phần, đối với thành viên/cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức đó phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

Trong lĩnh vực tố tụng dân sự, căn cứ tại Điều 478 Bộ luật tố tụng dân sự 2015 quy định việc công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức, cá nhân nước ngoài gửi cho Tòa án Việt Nam, cụ thể:

Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài lập, cấp, xác nhận trong các trường hợp sau:

- Giấy tờ, tài liệu và bản dịch tiếng Việt có công chứng, chứng thực đã được hợp pháp hóa lãnh sự;
- Giấy tờ, tài liệu đó được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam hoặc điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là thành viên.

Tòa án Việt Nam công nhận giấy tờ, tài liệu do cá nhân cư trú lập ở nước ngoài được công chứng, chứng thực theo quy định của pháp luật nước ngoài và đã được hợp pháp hóa lãnh sự.

Như vậy, có thể thấy việc hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài nhằm đảm bảo tài liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý và có thể được công nhận là tài liệu, chứng cứ phục vụ quá trình giải quyết vụ án, góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức và có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động tố tụng tại Tòa án Việt Nam.

3. Cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ tại khoản 1 và khoản 2 Điều 5 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được sửa đổi bổ sung bởi khoản 3 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP quy định cơ quan có thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam như sau:

Cơ quan có thẩm quyền trong nước:

- Bộ Ngoại giao
- Cơ quan được Bộ ngoại giao phân cấp thực hiện thẩm quyền hợp pháp hóa lãnh sự ở trong nước:

- - Cục Lãnh sự;
  - Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh;
  - Cơ quan được phân cấp thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

Cơ quan có thẩm quyền ở nước ngoài:

- Cơ quan đại diện ngoại giao là Đại sứ quán;
- Cơ quan đại diện lãnh sự là Tổng Lãnh sự quán và Lãnh sự quán;
- Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài.

4. Các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ tại Điều 9 Nghị định 111/2011/NĐ/CP, được sửa đổi bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP quy định về các giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.

Trên Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao Việt Nam có cập nhật danh sách những loại tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với 30 quốc gia trên thế giới tính đến tháng 10/2019. Chi tiết xem tại: DANH SÁCH CÁC NƯỚC & LOẠI GIẤY TỜ ĐƯỢC MIỄN HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ.

Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Ví dụ:

Tại khoản 4 Điều 2 Nghị định số 123/2015 quy định về giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước có chung đường biên giới Việt Nam được miễn hợp pháp hóa lãnh sự khi:

- Đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam;
- Kết hôn, nhận cha, mẹ, con của công dân Việt Nam thường trú ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng thường trú ở khu vực biên giới Việt Nam;
- Khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định lâu dài tại khu vực biên giới của Việt Nam.
Giấy tờ, tài liệu của nước ngoài mà cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự trên cơ sở cơ quan đó tự xác định được tính xác thực của giấy tờ, tài liệu đó.

5. Các giấy tờ, tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ tại Điều 10 Nghị định 111/2011/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 196/2025/NĐ-CP quy định các giấy tờ tài liệu không được hợp pháp hóa lãnh sự:

Giấy tờ, tài liệu bị sửa chữa, tẩy xóa nhưng không được đính chính theo quy định pháp luật.
Giấy tờ, tài liệu giả mạo theo kết luận của cơ quan có thẩm quyền hoặc được lập, cấp, chứng nhận sai, không đúng thẩm quyền, bị làm giả theo kết quả trả lời, xác minh của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu hoặc cơ quan quản lý nhà nước cấp trên của cơ quan lập, cấp, chứng nhận giấy tờ, tài liệu.
Giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc đối với giấy tờ tài liệu không phải bản điện tử, trừ trường hợp đáp ứng quy định của pháp luật liên quan.
Giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam.
Bản điện tử của giấy tờ tài liệu không có chữ ký số của cơ quan, người có thẩm quyền, không bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu, tính xác thực, tính chống chối bỏ theo quy định về giao dịch điện tử, chữ ký số và văn bản điện tử.

6. Hồ sơ thực hiện thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

*Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự (Ảnh minh họa)*

6.1. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước

Hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định (Mẫu Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự);

b) Giấy tờ tùy thân:

Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử;
Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

c) Giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự, đã được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài chứng nhận;

d) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt hoặc tiếng Anh, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

6.2. Hồ sơ hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

Hồ sơ gồm:

a) 01 Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định (Mẫu Tờ khai Hợp pháp hóa lãnh sự);

b) Giấy tờ tùy thân:

Đối với trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp: xuất trình bản chính hoặc bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc xuất trình Căn cước điện tử hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại;
Đối với trường hợp nộp hồ sơ qua dịch vụ bưu chính: nộp 01 bản sao Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn giá trị sử dụng hoặc giấy tờ tùy thân khác theo quy định của pháp luật sở tại. Bản sao các loại giấy tờ nêu tại khoản này là bản chụp từ bản chính và không phải chứng thực;

c) Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự, đã được chứng nhận bởi Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan có thẩm quyền khác của nước ngoài hoặc cơ quan đại diện nước ngoài nơi có Cơ quan đại diện hoặc Cơ quan đại diện kiêm nhiệm;

d) 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt, tiếng Anh hoặc tiếng nước ngoài mà cán bộ tiếp nhận hồ sơ có thể hiểu được, nếu giấy tờ, tài liệu đó không được lập bằng các thứ tiếng trên;

7. Một số quy định khác về hợp pháp hóa lãnh sự

Căn cứ theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung một số điều bởi Nghị định 196/2025/NĐ-CP về hợp pháp hóa lãnh sự:

– Người đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự: Cơ quan, tổ chức và cá nhân có thể đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của mình hoặc của người khác mà không cần giấy ủy quyền.

Như vậy, người có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu nếu không thể tự mình thực hiện thì có thể nhờ người khác thực hiện thay mà không cần phải có giấy ủy quyền.

– Ngôn ngữ sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự:

Tại Cơ quan có thẩm quyền trong nước là tiếng Việt và tiếng Anh;
Tại Cơ quan đại diện ở nước ngoài là tiếng Việt và tiếng Anh. Cơ quan đại diện được sử dụng ngôn ngữ chính thức của nước nơi giấy tờ, tài liệu được sử dụng để thay thế cho tiếng Anh.

– Chi phí hợp pháp hóa lãnh sự: Người đề nghị (không phân biệt trong nước hay nước ngoài) khi được cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền thực hiện việc hợp pháp hóa lãnh sự thì phải nộp phí theo quy định của pháp luật tại thời điểm nộp hồ sơ (30.000 VNĐ/lần theo Thông tư số 157/2016/TT-BTC). Trường hợp nộp hồ sơ, nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, người đề nghị phải trả cước phí bưu chính.

– Thời hạn giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự: Kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ

Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 01 đến 04 giấy tờ, tài liệu: 01 ngày làm việc;
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 05 đến 09 giấy tờ, tài liệu: 02 ngày làm việc;
Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên: Thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 04 ngày làm việc.

Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Hợp pháp hóa lãnh sự là gì? Tại sao cần hợp pháp hóa lãnh sự?”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!

29 Lượt xem

Hợp pháp hóa lãnh sự là gì 2026? Tại sao cần phải hợp pháp hóa lãnh sự?