Trong các giao dịch mua bán nhà đất, ô tô hoặc tài sản có giá trị lớn, các bên thường giao kết thêm hợp đồng đặt cọc là biện pháp nhằm bảo đảm việc giao kết và thực hiện hợp đồng chính. Vậy hợp đồng đặt cọc có bắt buộc phải công chứng hay không? Thủ tục công chứng hợp đồng đặt cọc được thực hiện như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Luật Nguyễn Khuyến sẽ cung cấp thông tin pháp lý liên quan đến vấn đề này. 

I. Hợp đồng đặt cọc là gì?

Căn cứ theo Điều 328 Bộ luật dân sự 2015, đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. 

Như vậy, có thể hiểu hợp đồng đặt cọc là sự thỏa thuận giữa các bên bằng văn bản về việc một bên giao cho bên kia một khoản tiền hoặc tài sản có giá trị nhằm bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện một hợp đồng trong tương lai. Hợp đồng đặt cọc thường được sử dụng trong các giao dịch mua bán nhà đất, ô tô, hàng hóa có giá trị lớn và các giao dịch khác có nhu cầu bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng. 

Tương tự như các giao dịch dân sự khác, để hợp đồng đặt cọc có hiệu lực pháp lý và được công nhận, cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện chung quy định tại Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015, bao gồm:

• Chủ thể có năng lực pháp luật dân sự, năng lực hành vi dân sự phù hợp với giao dịch dân sự được xác lập;
• Chủ thể tham gia giao dịch dân sự hoàn toàn tự nguyện;
• Mục đích và nội dung của giao dịch dân sự không vi phạm điều cấm của luật, không trái đạo đức xã hội.

II. Hợp đồng đặt cọc có bắt buộc phải công chứng hay không?

Theo quy định pháp luật hiện hành, không có quy định cụ thể yêu cầu việc công chứng hoặc chứng thực bắt buộc đối với hợp đồng đặt cọc. Nói cách khác, việc có công chứng hợp đồng đặt cọc hay không hoàn toàn phụ thuộc vào sự thỏa thuận giữa bên đặt cọc và bên nhận cọc.

Tuy nhiên, trong thực tế, ngay cả khi không bắt buộc, nhiều người vẫn lựa chọn công chứng hợp đồng đặt cọc để tăng độ an toàn pháp lý. Đặc biệt, việc công chứng hợp đồng nên được cân nhắc khi hợp đồng có giá trị đặt cọc lớn vì hợp đồng được công chứng sẽ giúp hạn chế rủi ro và tạo thêm căn cứ pháp lý vững chắc nếu sau này xảy ra tranh chấp cần giải quyết tại Tòa án.

Dù mang lại lợi ích về mặt an toàn pháp lý, việc công chứng hợp đồng đặt cọc cũng tồn tại rủi ro, vướng mắc khi bên đặt cọc không thực hiện hợp đồng chính (bỏ cọc), bên nhận cọc có thể gặp vướng mắc khi muốn chuyển nhượng tài sản cho người khác.

Theo khoản 2 Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, nếu bên đặt cọc từ chối việc giao kết, thực hiện hợp đồng thì tài sản đặt cọc thuộc về bên nhận đặt cọc. Do đó, bên nhận cọc hoàn toàn có quyền giữ lại tài sản đặt cọc và tiếp tục thực hiện quyền định đoạt tài sản của mình, bao gồm việc bán cho người khác.

Tuy nhiên, do trước đó khi các bên công chứng hợp đồng đặt cọc thì thông tin của giao dịch đặt cọc này đã được đăng ký và lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng địa phương bao gồm thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, thông tin về giao dịch đã được công chứng, văn bản công chứng và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, nhằm bảo đảm an toàn pháp lý và tránh tình trạng một tài sản bị đem giao dịch chồng chéo nhiều lần. 

Vì vậy, khi bên bán tiếp tục thực hiện quyền chuyển nhượng theo quy định và thực hiện việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng/mua bán thì lại gặp phải vướng mắc liên quan đến thông tin của giao dịch đặt cọc đã được công chứng trước đó nhưng chưa được hủy bỏ. 

Sở dĩ, theo khoản 1 Điều 53 Luật Công chứng 2024 sửa đổi, bổ sung 2026, việc công chứng văn bản sửa đổi, bổ sung, thỏa thuận chấm dứt hợp đồng đã được công chứng chỉ được thực hiện khi có sự thỏa thuận hoặc cam kết bằng văn bản của tất cả những người đã ký kết hợp đồng đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Vậy nên, nếu bên đặt cọc sau khi đã bỏ cọc mà không hợp tác, né tránh việc ký văn bản hủy bỏ hợp đồng, bên nhận cọc không thể tự ý hủy hợp đồng tại phòng công chứng. 

Như vậy, dù bên bán không hề vi phạm nghĩa vụ, mà lỗi hoàn toàn thuộc về bên đặt cọc đã bỏ cọc, nhưng bên bán vẫn gặp khó khăn về thủ tục khi muốn chuyển nhượng tài sản cho người khác.

Trong trường hợp này để giải quyết, bên bán có thể khởi kiện ra Tòa án để yêu cầu tuyên bố chấm dứt hợp đồng đặt cọc, kèm theo các chứng cứ chứng minh bên đặt cọc vi phạm nghĩa vụ. Khi đó theo quyết định của Tòa án, tài sản mới được “giải phóng”, giúp bên bán tiếp tục thực hiện giao dịch chuyển nhượng với người khác. Quá trình này thường mất nhiều thời gian, chi phí, và làm lỡ mất nhiều cơ hội giao dịch của bên bán.

III. Thủ tục công chứng hợp đồng đặt cọc

1. Trình tự công chứng hợp đồng đặt cọc

Nếu hai bên thống nhất muốn công chứng hợp đồng đặt cọc, thủ tục thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng (Phòng công chứng hoặc Văn phòng công chứng). Căn cứ Điều 42, Điều 43 Luật công chứng 2024 sửa đổi, bổ sung 2026, thủ tục công chứng bao gồm các bước sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Các bên cần chuẩn bị:

• Dự thảo hợp đồng đặt cọc (nếu các bên đã tự soạn trước), hoặc yêu cầu công chứng viên soạn thảo;
• Giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng, gồm thẻ căn cước hoặc hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác để xác định nhân thân của người yêu cầu công chứng theo quy định của pháp luật;
• Giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản hoặc bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật hoặc quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp giao dịch liên quan đến tài sản đó;
• Giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có.

Lưu ý: Các giấy tờ nêu trên phải là bản sao giấy hoặc bản sao điện tử hoặc bản chính điện tử.

Bước 2: Nộp hồ sơ và công chứng viên tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ

Người yêu cầu công chứng nộp 01 bộ hồ sơ yêu cầu công chứng theo một trong các phương thức sau: nộp trực tuyến, trực tiếp hoặc gửi qua dịch vụ bưu chính đến tổ chức hành nghề công chứng 

Công chứng viên kiểm tra các giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

• Nếu hồ sơ đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì tiếp nhận giải quyết; 
• Nếu công chứng viên từ chối tiếp nhận thì trực tiếp giải thích rõ lý do hoặc trả lời bằng văn bản có nêu rõ lý do cho người yêu cầu công chứng. 

Bước 3: Công chứng viên soạn thảo hoặc kiểm tra dự thảo hợp đồng

Nếu các bên chưa có sẵn hợp đồng, công chứng viên sẽ hỗ trợ soạn thảo dựa trên yêu cầu của các bên đảm bảo tuân thủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. 

Nếu các bên đã có sẵn dự thảo, công chứng viên sẽ kiểm tra dự thảo giao dịch. Nếu trong dự thảo giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa; trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên từ chối công chứng. 

Bước 4: Ký kết hợp đồng đặt cọc 

Sau khi hợp đồng được hoàn thiện, các bên đọc lại toàn bộ nội dung. Nếu đồng ý, các bên ký vào từng trang của giao dịch và ký, ghi đủ họ, tên của cá nhân, đóng dấu của tổ chức (nếu có) vào trang cuối của giao dịch; trường hợp điểm chỉ thì thực hiện theo quy định tại Điều 50 của Luật Công chứng 2024 sửa đổi, bổ sung 2026.

Lưu ý đối với người yêu cầu công chứng: Ở bước nộp hồ sơ ban đầu, người yêu cầu công chứng có thể chỉ mới nộp bản sao một số giấy tờ (ví dụ: giấy tờ tùy thân, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản…). Vậy nên, theo khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng 2024 sửa đổi, bổ sung 2026, người yêu cầu công chứng cần xuất trình bản chính giấy hoặc bản chính điện tử của các giấy tờ quy định tại điểm b, c và d khoản 1 Điều này để công chứng viên kiểm tra, đối chiếu trước khi ký vào lời chứng và từng trang của giao dịch.

Đối với giấy tờ tại điểm d khoản 1 Điều này (giấy tờ khác có liên quan đến giao dịch mà pháp luật quy định phải có) mà người yêu cầu công chứng không có bản chính giấy hoặc bản chính điện tử tại thời điểm công chứng viên ký vào lời chứng thì có thể xuất trình bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính. 

Trong trường hợp đã có dữ liệu về các thông tin trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng quy định nêu trên trong cơ sở dữ liệu được cơ quan chủ quản cơ sở dữ liệu công bố thì người yêu cầu công chứng không phải cung cấp giấy tờ có chứa thông tin đó mà có thể tự khai thác dữ liệu để cung cấp cho công chứng viên; trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị công chứng viên khai thác dữ liệu thì phải nộp phí khai thác và sử dụng thông tin trong cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật; công chứng viên tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng khai thác, sử dụng thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu khác đã được công bố để xem xét, giải quyết hồ sơ yêu cầu công chứng; không yêu cầu xuất trình bản chính giấy tờ để đối chiếu theo quy định tại khoản 7 Điều 42 Luật Công chứng 2024 sửa đổi, bổ sung 2026. Công chứng viên chỉ được yêu cầu người yêu cầu công chứng bổ sung giấy tờ trong thành phần hồ sơ yêu cầu công chứng trong trường hợp không khai thác được thông tin trong thời hạn giải quyết yêu cầu công chứng hoặc thông tin khai thác được không đầy đủ, không chính xác. 

Bước 5: Trả kết quả công chứng

Tổ chức hành nghề công chứng ghi số văn bản công chứng, đóng dấu, giao bản gốc văn bản công chứng cho người yêu cầu công chứng, vào sổ công chứng và lưu trữ hồ sơ công chứng.

2. Thời hạn giải quyết và phí công chứng hợp đồng đặt cọc

Về thời hạn giải quyết: Theo Điều 45 Luật Công chứng 2024 sửa đổi, bổ sung 2026 quy định thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc. 

Về phí công chứng hợp đồng đặt cọc: Mức phí công chứng phải nộp không cố định mà được xác định dựa trên giá trị tài sản/khoản tiền đặt cọc ghi trong hợp đồng, giá trị đặt cọc càng lớn thì mức phí công chứng cũng tăng theo tương ứng, dựa trên biểu phí quy định tại Thông tư 257/2016/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 111/2017/TT-BTC). 

Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Hợp đồng đặt cọc có bắt buộc phải công chứng hay không? Thủ tục công chứng hợp đồng đặt cọc?”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!

Xem thêm: Doanh nghiệp có bị giới hạn số lần tạm ngừng kinh doanh không?