Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, mang đến nhiều thay đổi đáng chú ý trong quy định về hóa đơn điện tử. Trong bài viết dưới đây, Luật Nguyễn Khuyến sẽ cung cấp thông tin pháp lý cho quý bạn đọc về vấn đề này. 

I. Hóa đơn điện tử là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025: Hóa đơn điện tử là hóa đơn ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về thuế và pháp luật về kế toán.

II. 5 thay đổi về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần biết theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Trước đây, hoạt động quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp chủ yếu được thực hiện theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản có liên quan quy định về hóa đơn, chứng từ. Tuy nhiên, từ ngày 01/7/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thì việc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử có 5 thay đổi nổi bật như sau:

1. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử

– Bổ sung nhóm ngành được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế quy định tại điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: Các doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực ngân hàng, chứng khoán, tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon,…nay được phép dùng loại hóa đơn điện tử “không có mã của cơ quan thuế” – tức doanh nghiệp tự lập, tự gửi cho khách hàng mà không cần chờ cơ quan thuế cấp mã xác nhận trước.

– Bổ sung quy định về việc không bắt buộc phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền đối với những đối tượng thuộc trường hợp tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng mà đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thuộc trường hợp có mã của cơ quan thuế (điểm a khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP) và không có mã của cơ quan thuế (điểm b khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP)

– Quy định rõ ràng hơn về việc sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), cụ thể:

• • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng hoặc hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng thì phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
  • Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thuộc trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử mà có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử thì đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.

– Sửa đổi, bổ sung quy định về cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh (khoản 2 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), cụ thể:

• • Sửa đổi: Tổ chức không kinh doanh nhưng có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo quy định của pháp luật thuế GTGT, thuế thu nhập doanh nghiệp và các loại thuế khác;
  • Bổ sung: Cấp hóa đơn điện tử bán tài sản công có mã của cơ quan thuế trong trường hợp cơ quan được giao nhiệm vụ tổ chức xử lý tài sản công là người nộp thuế giá trị gia tăng bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn.

2. Bổ sung quy định chi tiết về nội dung trên hóa đơn điện tử

Căn cứ theo Điều 10 và Phụ lục kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định về nội dung hóa đơn điện tử có những thay đổi như sau:

2.1. Bổ sung quy định đối với nội dung “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán” 

Nếu hộ kinh doanh, các nhân kinh doanh có nhiều cửa hàng nhưng dùng chung một mã số thuế, thì trên mỗi hóa đơn điện tử phải ghi rõ tên, mã và địa chỉ của địa điểm kinh doanh. 

Đối với doanh nghiệp kinh doanh xăng, dầu thì phải thể hiện rõ mã, địa chỉ của địa điểm kinh doanh do cơ quan có thẩm quyền cấp của từng địa điểm kinh doanh trên hóa đơn điện tử.

Đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm thì thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm và tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Đối với bản đấu giá tài sản để thi hành án thì hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của cơ quan được giao bán đấu giá tài sản và tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.

2.2. Bổ sung, sửa đổi quy định đối với nội dung “Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách hoặc số định danh cá nhân của người mua” 

Bổ sung quy định trường hợp người mua cung cấp mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn là mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp. 

Cách viết tắt bỏ “Quận” → “Q”, bổ sung “đặc khu, tỉnh, thành phố” để đảm bảo đúng theo đơn vị hành chính mới.

Người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn điện tử phải thể hiện tên, địa chỉ, số định danh cá nhân (đối với người mua là người nước ngoài cung cấp thông tin để lập hóa đơn điện tử thì thông tin về địa chỉ, số định danh cá nhân có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng); trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn điện tử thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.

Lưu ý: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn xuất cho người tiêu dùng thì không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế theo quy định pháp luật về thuế.

2.3. Bổ sung, sửa đổi quy định đối với nội dung “Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ” 

a. Bổ sung quy định tên hàng hóa, dịch vụ

Trường hợp pháp luật có quy định về định danh hàng hóa, dịch vụ thì người bán thể hiện tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử theo quy định pháp luật về định danh hàng hóa, dịch vụ.

Trường hợp người bán ô tô, xe máy lập hóa đơn điện tử có đủ các thông tin sau: Họ và tên người mua; số định danh cá nhân hoặc mã số thuế (đối với tổ chức); nhãn hiệu, loại xe, năm sản xuất; số khung, số máy; số Giấy chứng nhận chất lượng an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường (đối với xe nhập khẩu) hoặc số Phiếu kiểm tra chất lượng xuất xưởng (đối với xe sản xuất, lắp ráp trong nước) là căn cứ để cơ quan thuế xác định và thông báo số tiền lệ phí trước bạ phải nộp.

b. Sửa đổi quy định việc thể hiện biển kiểm soát trên hóa đơn điện tử

Theo quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chỉ trường hợp kinh doanh dịch vụ vận tải đường bộ trong nước thì trên hóa đơn phải thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi – điểm đến).

Bổ sung quy định đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ vận tải, cho thuê xe có ký hợp đồng với đối tác theo tuyến cố định thì trên hóa đơn không cần thể hiện biển số phương tiện vận tải, hành trình (điểm đi – điểm đến). 

2.5. Bổ sung quy định đối với “Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua” 

Trường hợp nhà cung cấp ở nước ngoài, chữ ký trên hóa đơn được công nhận theo hình thức chữ ký điện tử theo pháp luật về giao dịch điện tử.

2.6. Bổ sung quy định đối với “Nội dung khác trên hóa đơn điện tử” 

Đối với hóa đơn bán hàng của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, khuyến khích người bán thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế. Trường hợp hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế thì thể hiện tương ứng trên hóa đơn. Thông tin nhóm ngành nghề (nếu có) được thể hiện trên bản thể hiện hóa đơn điện tử. 

3. Thời điểm lập hóa đơn

3.1. Không phải xuất hóa đơn điện tử đối với khoản tiền đặt cọc

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: “Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ).” 

Khoản này bổ sung nêu rõ khi thu mọi khoản tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ thì không phải lập hóa đơn thay vì chỉ áp dụng cho một số dịch vụ như trước đây, do việc doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc không phải là khoản thanh toán cho giá trị dịch vụ đã hoàn thành hoặc đang được cung cấp (chưa làm phát sinh doanh thu chịu thuế).

3.2. Bổ sung dịch vụ phát sinh thường xuyên cần có thời gian đối soát lập hóa đơn điện tử chậm nhất không quá 07 ngày của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước 

Theo điểm a khoản 4 Điều 9, Chính phủ bổ sung một số dịch vụ có số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần có thời gian đối soát số liệu trước khi lập hóa đơn, bao gồm: Dịch vụ hoa tiêu hàng hải, dịch vụ quảng cáo trên các trang báo điện tử, dịch vụ công nghệ số, nền tảng số, dịch vụ công nghệ thông tin (bao gồm dịch vụ trung gian thanh toán sử dụng trên nền tảng viễn thông, công nghệ thông tin, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này), dịch vụ tài sản mã hóa, dịch vụ hỗ trợ giao dịch trên sàn giao dịch các-bon, dịch vụ bảo hiểm; dịch vụ bảo vệ, dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp, dịch vụ của sở giao dịch hàng hóa, dịch vụ thông tin tín dụng, dịch vụ kinh doanh vận tải hành khách (bằng xe taxi, xe hợp đồng, xe mô tô hai bánh sử dụng phần mềm hỗ trợ kết nối vận tải theo pháp luật về đường bộ) cung cấp dịch vụ cho khách hàng là các doanh nghiệp, tổ chức và các trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

3.3. Bổ sung thời điểm lập hóa đơn đối với giao dịch ban đêm

Theo khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, trường hợp người bán không có phần mềm lập hóa đơn điện tử tự động có phát sinh giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong giờ làm việc ban đêm theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 (từ 22 giờ đến 6 giờ sáng hôm sau) thì thời điểm lập hóa đơn chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. 

4. Bổ sung quy định mới về các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử

Theo Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, 08 trường hợp sau đây thuộc đối tượng không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, cụ thể: 

“1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh bán hàng hóa, dịch vụ thuộc trường hợp lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế thu nhập doanh nghiệp trừ trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có thu nhập từ hoạt động cho thuê bất động sản; thu nhập từ hoạt động cung cấp sản phẩm và dịch vụ nội dung thông tin số về giải trí, trò chơi điện tử, phim số, ảnh số, nhạc số, quảng cáo số cho tổ chức, cá nhân ở nước ngoài.

3. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh làm đại lý xổ số, đại lý bảo hiểm, đại lý bán hàng đa cấp mà doanh nghiệp xổ số, bảo hiểm, bán hàng đa cấp đã khấu trừ thuế theo quy định pháp luật quản lý thuế.

4. Các khoản phí và các khoản thu khác phát sinh từ hoạt động tái bảo hiểm (bao gồm nhượng tái bảo hiểm, các khoản thu hoa hồng nhượng tái bảo hiểm và các khoản thu khác về nhượng tái bảo hiểm), nhận tiền gửi, hoạt động tài chính (phát hành chứng chỉ tiền gửi, phát hành chứng khoán sơ cấp, phát hành giấy tờ có giá), bán nợ, giao dịch ngoại tệ và sản phẩm phái sinh.

Đối với giao dịch bán ngoại tệ, căn cứ hệ thống quản lý dữ liệu của đơn vị, cuối tháng đơn vị thực hiện lập bảng tổng hợp chi tiết giao dịch phát sinh trong tháng, chịu trách nhiệm về tính chính xác nội dung thông tin từng giao dịch và cung cấp bảng tổng hợp chi tiết giao dịch bán ngoại tệ khi cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

5. Góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh vào tổ chức kinh tế.

6. Tài sản điều chuyển từ công ty mẹ đến các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc và ngược lại, giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cơ sở kinh doanh; tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

7. Máy móc, thiết bị cho mượn là tài sản cố định và công cụ, dụng cụ phục vụ gia công hàng hóa của bên cho mượn, không thu tiền, không chuyển quyền sở hữu.

8. Các trường hợp theo quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 6, điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định số 181/2025/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế giá trị gia tăng, bao gồm:

a) Hàng hóa, dịch vụ sử dụng để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh của cơ sở kinh doanh như hàng hóa được xuất để chuyển kho nội bộ, xuất vật tư, bán thành phẩm để tiếp tục quá trình sản xuất, kinh doanh trong một cơ sở kinh doanh;

b) Hàng hóa, dịch vụ do cơ sở kinh doanh xuất hoặc cung cấp để sử dụng phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh (bao gồm cả tài sản cố định do cơ sở kinh doanh tự xây dựng, tự sản xuất);

c) Các khoản thu không liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của cơ sở kinh doanh: các khoản thu về bồi thường bằng tiền (bao gồm cả tiền bồi thường về đất và tài sản trên đất khi bị thu hồi đất theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền), tiền thưởng, thu đòi người thứ ba của hoạt động bảo hiểm, các khoản thu hộ, các khoản thù lao từ cơ quan nhà nước do thực hiện hoạt động thu hộ, chi hộ các cơ quan nhà nước, các khoản thu tài chính.”

5. Bổ sung cơ chế khen thưởng cho người tố giác hành vi không lập và giao hóa đơn điện tử

Căn cứ tại Điều 41 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, cơ chế tài chính khen thưởng trực tiếp cho người tiêu dùng được quy định như sau:

– Đối tượng khen thưởng: Người tiêu dùng tố giác người bán không lập và giao hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

– Điều kiện:

• • Cung cấp thông tin trung thực, chính xác, kịp thời; có căn cứ xác định thời gian, địa điểm và người thực hiện hành vi vi phạm;
  • Nội dung phản ánh đúng thực tế phát sinh, đủ cơ sở để cơ quan thuế xác định tính chất, mức độ vi phạm và thực hiện kiểm tra, xác minh;
  • Trên cơ sở thông tin phản ánh, cung cấp, cơ quan thuế đã ban hành quyết định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

– Thông tin tố giác bao gồm: 

• • Thông tin về người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (tên, địa chỉ hoặc mã số thuế);
  • Một trong các thông tin sau: thông tin về giao dịch hàng hóa, dịch vụ; thông tin về hành vi không lập hóa đơn và không giao hóa đơn; tài liệu, chứng cứ có liên quan đến giao dịch phát sinh hành vi vi phạm của người bán (nếu có); 
  • Thông tin liên hệ của người tiêu dùng tố giác, gồm: tên, số điện thoại, số định danh cá nhân.

– Các hình thức để người tiêu dùng thực hiện tố giác hành vi không lập và giao hóa đơn điện tử của người bán gồm:

• • Qua hệ thống hóa đơn điện tử hoặc Hệ thống thông tin quản lý thuế (như eTax Mobile); 
  • Qua Cổng dịch vụ công quốc gia; 
  • Qua thư điện tử chính thức hoặc hệ thống tiếp nhận thông tin điện tử của cơ quan thuế; 
  • Gửi trực tiếp tại trụ sở cơ quan thuế hoặc bằng văn bản theo quy định.

– Mức chi khen thưởng: Không quá 10% số tiền xử phạt vi phạm hành chính, tối đa 10.000.000 đồng/vụ việc.

Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “5 thay đổi về hóa đơn điện tử theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần được giải đáp, vui lòng liên hệ Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn! 

Xem thêm: Doanh nghiệp kinh doanh nhiều hàng hóa, dịch vụ khác nhau thì kê khai thuế GTGT như thế nào?

4 Lượt xem