Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định hiện nay là như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Luật Nguyễn Khuyến sẽ cung cấp thông tin pháp lý cho quý bạn đọc về vấn đề này.

I. Kỷ luật lao động là gì?

Căn cứ tại Điều 117 Bộ luật lao động 2019 quy định kỷ luật lao động là những quy định về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và do pháp luật quy định.

Tiếp đến, căn cứ tại điểm g khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 quy định nội quy lao động bao gồm nội dung “các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động”.

Như vậy, hành vi vi phạm kỷ luật lao động có thể hiểu là hành vi của người lao động đã vi phạm về việc tuân theo thời gian, công nghệ và điều hành sản xuất, kinh doanh do người sử dụng lao động ban hành trong nội quy lao động và quy định của pháp luật.

Trên cơ sở hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động, người sử dụng lao động có thể xem xét xử lý kỷ luật lao động theo hình thức xử lý kỷ luật tương ứng với hành vi vi phạm được quy định trong nội quy lao động và quy định của pháp luật; đồng thời phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc, hình thức, trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo quy định của pháp luật.

II. Nguyên tắc và hình thức xử lý kỷ luật lao động

1. Nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ tại khoản 1, 2, 3, 4, 5 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động như sau:

• • Việc xử lý kỷ luật lao động được quy định như sau:
    • Người sử dụng lao động phải chứng minh được lỗi của người lao động;
    • Phải có sự tham gia của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
    • Người lao động phải có mặt và có quyền tự bào chữa, nhờ luật sư hoặc tổ chức đại diện người lao động bào chữa; trường hợp là người chưa đủ 15 tuổi thì phải có sự tham gia của người đại diện theo pháp luật;
    • Việc xử lý kỷ luật lao động phải được ghi thành biên bản.
  • Không được áp dụng nhiều hình thức xử lý kỷ luật lao động đối với một hành vi vi phạm kỷ luật lao động.
  • Khi một người lao động đồng thời có nhiều hành vi vi phạm kỷ luật lao động thì chỉ áp dụng hình thức kỷ luật cao nhất tương ứng với hành vi vi phạm nặng nhất.
  • Không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động đang trong thời gian sau đây:
    • Nghỉ ốm đau, điều dưỡng; nghỉ việc được sự đồng ý của người sử dụng lao động;
    • Đang bị tạm giữ, tạm giam;
    • Đang chờ kết quả của cơ quan có thẩm quyền điều tra xác minh và kết luận đối với hành vi vi phạm sau đây:
      • Người lao động có hành vi trộm cắp, tham ô, đánh bạc, cố ý gây thương tích, sử dụng ma túy tại nơi làm việc;
      • Người lao động có hành vi tiết lộ bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động, có hành vi gây thiệt hại nghiêm trọng hoặc đe dọa gây thiệt hại đặc biệt nghiêm trọng về tài sản, lợi ích của người sử dụng lao động hoặc quấy rối tình dục tại nơi làm việc được quy định trong nội quy lao động.
    • Người lao động nữ mang thai; người lao động nghỉ thai sản, nuôi con dưới 12 tháng tuổi.
  • Không xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động vi phạm kỷ luật lao động trong khi mắc bệnh tâm thần hoặc một bệnh khác làm mất khả năng nhận thức hoặc khả năng điều khiển hành vi của mình.

2. Hình thức xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ tại Điều 124 Bộ luật Lao động 2019 quy định về các hình thức xử lý kỷ luật lao động bao gồm:

• • Khiển trách.
  • Kéo dài thời hạn nâng lương không quá 06 tháng.
  • Cách chức.
  • Sa thải.

III. Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ tại Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định về trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động như sau:

Bước 1: Người sử dụng lao động xác định hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động

• • Trường hợp phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm: Người sử dụng lao động tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi.
  • Trường hợp phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra: Người sử dụng lao động thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động.

Bước 2: Người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động tại khoản 1, 2 Điều 123 Bộ luật Lao động. Người sử dụng lao động phải tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động. Cụ thể: 

• Về thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được quy định tại khoản 1, 2 Điều 123 Bộ luật Lao động như sau: 
• • Thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; trường hợp hành vi vi phạm liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của người sử dụng lao động thì thời hiệu xử lý kỷ luật lao động là 12 tháng.
  • Khi hết thời gian theo quy định đối với những trường hợp không được xử lý kỷ luật lao động đối với người lao động như đã nêu tại phần nguyên tắc xử lý kỷ luật lao động, nếu hết thời hiệu hoặc còn thời hiệu nhưng không đủ 60 ngày thì được kéo dài thời hiệu để xử lý kỷ luật lao động nhưng không quá 60 ngày kể từ ngày hết thời gian nêu trên.

• Về việc tiến hành họp xử lý kỷ luật được thực hiện cụ thể theo quy định tại khoản 2 Điều 70 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau: 

a) Thông báo về việc tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động 

• • Thời hạn gửi thông báo: người sử dụng lao động phải gửi thông báo về việc tổ chức họp xử lý kỷ luật lao động ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.
  • Thông báo này phải được gửi đến các thành phần phải tham dự họp theo quy định tại điểm b, c khoản 1 Điều 122 Bộ luật Lao động 2019, cụ thể bao gồm:
    • Người lao động;
    • Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở nếu người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên;
    • Người đại diện theo pháp luật nếu người lao động chưa đủ 15 tuổi.

Người sử dụng lao động phải bảo đảm các thành phần phải tham dự họp nêu trên nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp.

• • Thông báo phải có các nội dung chính như:
    • Về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động;
    • Họ tên người bị xử lý kỷ luật lao động;
    • Hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động.

b) Xử lý các vấn đề liên quan tới thông báo xử lý kỷ luật lao động trước cuộc họp

Khi nhận được thông báo của người sử dụng lao động, các thành phần phải tham dự họp phải xác nhận tham dự cuộc họp với người sử dụng lao động. 

Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và người sử dụng lao động thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp.

Nếu hai bên vẫn không thỏa thuận được việc thay đổi thời gian, địa điểm họp đối với trường hợp nêu trên thì người sử dụng lao động quyết định thời gian, địa điểm họp.

c) Tiến hành cuộc họp xử lý kỷ luật lao động

Người sử dụng lao động tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động theo thời gian, địa điểm đã thông báo nêu trên. Trường hợp một trong các thành phần phải tham dự họp không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì người sử dụng lao động vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động.

Nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật lao động phải được lập thành biên bản, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của người phải tham dự cuộc họp nêu trên. Trường hợp có người không ký vào biên bản thì người ghi biên bản nêu rõ họ tên, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản.

Bước 3: Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ra quyết định xử lý kỷ luật lao động

Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động theo quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 Bộ luật Lao động, người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động ban hành quyết định xử lý kỷ luật lao động và gửi đến các thành phần phải tham dự nêu trên.

Theo đó, căn cứ tại điểm i khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động bao gồm:

• • Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động, cụ thể:
    • Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
    • Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân theo quy định của pháp luật hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
    • Người đại diện của hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật;
    • Cá nhân trực tiếp sử dụng lao động.
  • Người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

IV. Xử phạt vi phạm hành chính khi thực hiện sai trình tự, thủ tục, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động

Căn cứ tại điểm đ khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động về trình tự, thủ tục, thời hiệu xử lý kỷ luật lao động như sau:

“Điều 25. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất

Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;”

Như vậy, người sử dụng lao động không xử lý kỷ luật lao động đúng theo trình tự, thủ tục, thời hiệu theo quy định của pháp luật thì có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

(Lưu ý: Mức phạt nêu trên áp dụng đối với người sử dụng lao động là cá nhân. Trường hợp người sử dụng lao động là tổ chức theo khoản 2 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP thì mức phạt được áp dụng gấp 02 lần so với cá nhân, tương đương từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng)

Bên cạnh đó, căn cứ tại điểm a khoản 4 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định về biện pháp khắc phục hậu quả như sau:

“4. Biện pháp khắc phục hậu quả

a) Buộc người sử dụng lao động nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải thuộc hành vi vi phạm quy định tại điểm đ khoản 2, điểm d khoản 3 Điều này;”

Như vậy, ngoài việc bị phạt tiền thì người sử dụng lao động còn phải nhận người lao động trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động cho người lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc khi người sử dụng lao động áp dụng hình thức xử lý kỷ luật sa thải thuộc hành vi xử lý kỷ luật lao động không đúng trình tự, thủ tục, thời hạn theo quy định của pháp luật nêu trên.

Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!

Xem thêm: Trình tự, thủ tục chuyển nhượng nhãn hiệu theo quy định mới nhất hiện hành

9 Lượt xem