Phó giám đốc có là người đại diện theo pháp luật trong Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên được không?

Trong quản trị doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp giữ vai trò quan trọng trong việc vận hành hoạt động. Để tối ưu hóa, nhiều công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có nhu cầu bổ sung Phó giám đốc vào vị trí này. Tuy nhiên, theo quy định của pháp luật hiện hành có cho phép Phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật trong loại hình doanh nghiệp này hay không? Và nếu có thì điều kiện đi kèm là gì? Trong bài viết dưới đây, Luật Nguyễn Khuyến sẽ giải đáp và cung cấp các thông tin pháp lý cho quý bạn đọc về vấn đề này.

I. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì

Căn cứ tại khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp như sau:

“Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp

1. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng Tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

II. Điều kiện để Phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật

Căn cứ tại khoản 24 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Điều 4. Giải thích từ ngữ

24. Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý doanh nghiệp tư nhân và người quản lý công ty, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác theo quy định tại Điều lệ công ty.”

Căn cứ tại khoản 2 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“2. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật. Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thức ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.”

Như vậy, cá nhân giữ chức danh quản lý là Phó giám đốc trong công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có thể là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp khi Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh và quyền, nghĩa vụ của vị trí này trong vai trò là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, căn cứ tại khoản 3 Điều 54 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên:

“Điều 54. Cơ cấu tổ chức quản lý công ty

3. Công ty phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là người giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty.”

Do đó, để Phó giám đốc được là người đại diện của công ty TNHH hai thành viên trở lên thì phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật giữ một trong các chức danh là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên chỉ quy định duy nhất Phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty thì được coi là không phù hợp với quy định của pháp luật.

III. Trình tự, thủ tục bổ sung Phó giám đốc là người đại diện theo pháp luật 

Căn cứ tại Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh khi thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 28 của Luật Doanh nghiệp 2020.

Theo đó, khoản 3 Điều 28 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Điều 28. Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

3. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần; đối với thành viên hợp danh của công ty hợp danh; đối với chủ doanh nghiệp của doanh nghiệp tư nhân. Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp và địa chỉ trụ sở chính của thành viên là tổ chức đối với công ty trách nhiệm hữu hạn;”

Như vậy, việc bổ sung người đại diện theo pháp luật là Phó giám đốc thì công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên phải đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh.

1. Hồ sơ chuẩn bị

a) Thành phần hồ sơ

Công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính.

Căn cứ tại khoản 1 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:

• • • Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (Mẫu số 13 Thông tư 68/2025/TT-BTC);
    • Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Hội đồng thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên.

b) Người ký hồ sơ

Căn cứ tại khoản 2 Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định về người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên các trường hợp cụ thể như sau:

• • • Chủ tịch Hội đồng thành viên là người ký. Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật thì người ký giấy đề nghị là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới được bổ nhiệm hoặc được bầu;
    • Trường hợp Chủ tịch Hội đồng thành viên vắng mặt hoặc không thể thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được Chủ tịch Hội đồng thành viên ủy quyền;
    • Trường hợp không có thành viên được ủy quyền hoặc Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng quản trị chết, mất tích, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì người ký giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật là người được bầu tạm thời làm Chủ tịch Hội đồng thành viên theo quy định tại khoản 4 Điều 56 và khoản 3 Điều 80 Luật Doanh nghiệp.

2. Trình tự thực hiện

a) Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

• • • Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 
    • Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh trao giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ.
    • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ

• • • • Trường hợp hồ sơ hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp theo quy định;
      • Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

b) Trường hợp đăng ký qua mạng thông tin điện tử

• • • Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia theo địa chỉ https://dangkykinhdoanh.gov.vn/ bằng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số công cộng;
    • Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ, người nộp hồ sơ sẽ nhận được giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả điện tử qua tài khoản của người nộp hồ sơ;
    • Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp

• • • • Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh thực hiện cấp đăng ký doanh nghiệp và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký doanh nghiệp.
      • Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Phó giám đốc có được làm người đại diện theo pháp luật trong Công ty TNHH 2 thành viên trở lên không?”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!