Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Bài viết dưới đây, Luật Nguyễn Khuyến cung cấp các thông tin liên quan đến việc thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam được thực hiện như thế nào?

1. Điều kiện thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Điều 7 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau:

– Thứ nhất, thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ đó công nhận;

– Thứ hai, thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Thứ ba, trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Thứ tư, nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

       Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

2. Thành phần hồ sơ 

Điều 12 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP quy định thương nhân nước ngoài cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

3. Trình tự, thủ tục thực hiện 

Căn cứ tại Điều 11 Nghị định số 07/2016/NĐ-CP, trình tự, thủ tục thực hiện gồm các bước như sau:

Bước 1: Nộp hồ sơ

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đến Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh/thành phố nơi đặt trụ sở Văn phòng đại diện.

Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ

Hồ sơ được tiếp nhận để nhập thông tin vào Hệ thống thông tin quốc gia khi:

• Có đủ giấy tờ theo quy định
• Thông tin của Văn phòng đại diện được kê khai đầy đủ trong các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký theo quy định
• Có địa chỉ liên lạc của người nộp hồ sơ đăng ký
• Đã nộp lệ phí đăng ký kinh doanh theo quy định

• Sau khi tiếp nhận, trao Giấy biên nhận về việc nhận hồ sơ cho người nộp hồ sơ.

Bước 3: Xử lý hồ sơ và trả kết quả

– Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ: Cơ quan đăng ký phải thông báo và yêu cầu người nộp hồ sơ sửa đổi, bổ sung.

• Thời hạn: trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ
• Việc yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ

–Trường hợp hồ sơ hợp lệ: 

• Thời hạn: trong vòng 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ
• Trả kết quả: cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

– Trường hợp không cấp giấy phép: Thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do đến người nộp hồ sơ.

4. Thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Căn cứ tại Điều 5 Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định về thẩm quyền cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài như sau:

• Ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Sở Công Thương nơi thương nhân đặt trụ sở Văn phòng đại diện
• Trong khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao: Ban quản lý khu công nghiệp, khu chế xuất, khu kinh tế, khu công nghệ cao nơi thương nhân đặt trụ sở Văn phòng đại diện

5. Thời hạn Giấy phép của Văn phòng đại diện

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn là 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh.

6. Vấn đề hợp pháp hóa lãnh sự hồ sơ giấy tờ

6.1. Thành phần hồ sơ

6.2. Trình tự thực hiện

Bước 1: Nộp hồ sơ

Có thể nộp tại một trong các cơ quan sau:

•  Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao)
•  Sở Ngoại vụ TP HCM (Bộ Ngoại giao)
•  Trụ sở các cơ quan Ngoại vụ địa phương được Bộ Ngoại giao ủy quyền tiếp nhận hồ sơ chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự

Bước 2: Giải quyết yêu cầu

Cơ quan có thẩm quyền giải quyết: Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP HCM xem xét giải quyết

Bước 3: Nhận kết quả

• Trực tiếp tại trụ sở cơ quan theo giấy biên nhận hồ sơ
•  Được gửi trả qua đường bưu điện cho đương sự

6.3. Thời gian giải quyết

• 01 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền giải quyết nhận đủ hồ sơ hợp lệ
• 05 ngày làm việc đối với trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên

Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Thủ tục thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!