Nội quy lao động là căn cứ để doanh nghiệp quản lý người lao động và duy trì trật tự, kỷ luật tại nơi làm việc. Vậy doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động trong trường hợp nào? Trường hợp doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử phạt như thế nào? Trong bài viết dưới đây, Luật Nguyễn Khuyến sẽ cung cấp thông tin pháp lý cho quý bạn đọc về vấn đề này.
I. Nội quy lao động là gì?
Nội quy lao động có thể hiểu là các quy định về quy tắc xử sự, kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất và các nội dung khác mà người lao động phải tuân thủ trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp do người sử dụng lao động ban hành. Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan và phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.
Theo quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và được hướng dẫn tại khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội quy lao động bao gồm những nội dung chủ yếu sau đây:
-
- Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: Quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương
- Trật tự tại nơi làm việc: Quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;
- An toàn, vệ sinh lao động: Trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;
- Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: Người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định 145/2020/NĐ-CP;
- Việc bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: Quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;
- Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: Quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;
- Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: Quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;
- Trách nhiệm vật chất: Quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;
- Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: Người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.
Lưu ý: Trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
II. Doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động trong trường hợp nào?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động như sau:
-
- Nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải được lập thành bằng văn bản;
- Nếu sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.
Cùng với đó, tại khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định: “Người sử dụng lao động sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đăng ký kinh doanh”
Như vậy, doanh nghiệp có từ 10 người lao động trở lên phải ban hành nội quy lao động và lập thành văn bản đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động.
Lưu ý: Người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động thì vẫn phải ban hành nội quy lao động nhưng không bắt buộc lập thành văn bản và đăng ký tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh; thay vào đó, các nội dung về kỷ luật lao động và trách nhiệm giữa các bên có thể thỏa thuận trực tiếp trong hợp đồng lao động.
III. Trường hợp doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử phạt như thế nào?
1. Mức phạt khi doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động
Theo khoản 2 Điều 25 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định:
“Điều 25. Vi phạm quy định về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất
2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên;
b) Không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật;
c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động;
d) Sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực;
đ) Xử lý kỷ luật lao động, bồi thường thiệt hại không đúng trình tự; thủ tục; thời hiệu theo quy định của pháp luật;
e) Tạm đình chỉ công việc quá thời hạn theo quy định của pháp luật;
g) Trước khi đình chỉ công việc của người lao động, người sử dụng lao động không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xem xét tạm đình chỉ công việc làm thành viên.”
Như vậy, đối với hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên, không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Ngoài ra, tại khoản 1 Điều 7 Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định mức phạt trên là mức phạt đối với cá nhân. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
Theo đó, nếu doanh nghiệp (là tổ chức) vi phạm việc đăng ký nội quy lao động thì bị phạt hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng.
Căn cứ tại điểm điểm a khoản 4 Điều 3 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động (hành vi không đăng ký nội quy lao động) là 01 năm.
2. Thẩm quyền xử phạt khi doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động
a. Thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính
Theo Điều 54 Nghị định 283/2026/NĐ-CP, những người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động gồm:
-
- Người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính theo quy định từ Điều 55 đến Điều 62 của Nghị định 283/2026/NĐ-CP;
- Công chức, viên chức Sở Nội vụ;
- Công chức làm công tác văn hóa – xã hội theo chức năng, nhiệm vụ được giao;
- Công chức, viên chức các đơn vị thuộc Bộ Nội vụ có chức năng quản lý nhà nước, kiểm tra chuyên ngành về lao động lập biên bản vi phạm hành chính đối với các hành vi vi phạm quy định tại Nghị định này trong phạm vi kiểm tra;
- Trưởng đoàn thanh tra, Thanh tra viên là thành viên Đoàn thanh tra lập biên bản vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm quy định tại Nghị định này trong phạm vi thanh tra.
Như vậy, những người có thẩm quyền nêu trên đều có thẩm quyền lập biên bản vi phạm về đăng ký nội quy lao động.
b. Thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính
Căn cứ mức xử phạt đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động là từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với cá nhân và từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với tổ chức như đã nêu trên.
Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 55 Nghị định 283/2026/NĐ-CP về thẩm quyền xử phạt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân các cấp như sau:
“Điều 55. Thẩm quyền xử phạt của Chủ tịch Ủy ban nhân dân
1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi chung là cấp xã) có quyền:
a) Phạt cảnh cáo;
b) Phạt tiền đến 37.500.000 đồng đối với hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội”
Như vậy, Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (sau đây gọi chung là cấp xã) là người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính đối với hành vi không đăng ký nội quy lao động theo quy định.
Qua bài viết trên đây, Luật Nguyễn Khuyến đã cung cấp những thông tin pháp lý về “Doanh nghiệp phải đăng ký nội quy lao động trong trường hợp nào? Trường hợp doanh nghiệp không đăng ký nội quy lao động có thể bị xử phạt như thế nào”. Nếu quý khách hàng còn vướng mắc pháp lý cần giải đáp, vui lòng liên hệ tới Luật Nguyễn Khuyến qua SĐT: 0947 867 365 (Luật sư Nguyễn Bỉnh Hiếu) để được Luật sư tư vấn chính xác và kịp thời. Luật Nguyễn Khuyến chân thành cảm ơn!
14 Lượt xem
